Guide de description de poste des services généraux de Washington (WGS) (2023)

Ces conseils ont pour but de vous aider à élaborer une description de poste utile et complète. Chaque section ci-dessous correspond à une section du General Classified Service de l'État de WashingtonDescription du poste(DP).

Note:Le formulaire PD comporte des sections protégées pour activer les menus déroulants et les cases à cocher. Les sections non protégées vous permettent de mettre en gras, de souligner, de vérifier l'orthographe et de coller du texte à puces. Si vous préférez, vous pouvezdéprotéger tout le document, mais cela désactivera les menus déroulants et les cases à cocher.

Objectif du poste

Objectifs clés :

• Décrire le rôle principal du poste dans l'organisation.
• Montrer à l'employé comment son travail aide l'organisation à réaliser sa mission.

Conseils pour réussir :

• Soyez bref et clair.
• Énoncez la mission de l'organisation, puis expliquez comment le poste soutient cette mission, soit directement (par exemple, fournir des services au public), soit indirectement (par exemple, soutenir ceux qui fournissent des services au public).

Exemples:

• Technicien en santé mentale.La mission du Département des services sociaux est d'aider les personnes dans le besoin à mener une vie autonome, saine et sûre. Ce poste soutient directement la mission en s'occupant des malades mentaux à l'hôpital public. Ce poste améliore la qualité de vie des patients en assurant leur sécurité, en exécutant leurs plans de traitement et en les aidant à apprendre les soins personnels de base.
• Assistant de bureau.La mission du département d'audit est de servir les citoyens de l'État en promouvant un gouvernement d'État transparent et responsable. Ce poste fournit un soutien administratif général à la division Eastern Audit Services, qui supervise les 21 comtés de l'Est. Ce poste aide le personnel d'audit à réaliser la mission en coordonnant les horaires, en s'assurant que les délais sont respectés, en interagissant directement avec les clients et en fournissant un soutien administratif dans la production des rapports d'audit.

Activités de travail assignées (tâches et tâches)

Objectifs clés :

• Décrire les fonctions et les tâches utilisées pour déterminer la classification d'emploi du poste et le statut d'admissibilité aux heures supplémentaires.
• Montrer à l'employé le travail qu'il doit accomplir, ainsi que l'étendue de son autonomie et de sa prise de décision.
• Identifier les fonctions essentielles du poste qui doivent être exercées avec ou sansAccommodement raisonnable. Cette information aide à garantir des décisions d'emploi justes et conformes auxLoi sur les Américains handicapéset l'État de WashingtonLoi contre la discrimination.

Conseils pour réussir :

• Énoncez d'abord la tâche ou la responsabilité la plus importante du poste. Souvent, ce sera ce que le poste passe le plus de temps à faire. Décrivez ensuite les principales tâches spécifiques effectuées dans le cadre de cette fonction. Répétez ce processus pour chaque devoir. En règle générale, trois à six tâches suffisent pour décrire un emploi.
• Attribuez un pourcentage de temps à chaque tâche. Les pourcentages de temps doivent totaliser 100 %. Voir leguide de calcul des pourcentagespour plus d'informations.
• Soyez conscient de ne pas confondre les activités professionnelles avec les compétences et les capacités. Cette section du formulaire sert uniquement à décrire le travail effectué; les connaissances, les compétences et les capacités appartiennent à la section Qualifications.
• Lors de la rédaction des déclarations :
  • Utiliserverbes d'action clairspour décrire le travail effectué avec des personnes, des données ou des objets.
  • Décrivez le résultat, le résultat ou le but du travail.
  • Décrivez tous les outils ou équipements utilisés pour effectuer le travail.
  • Décrivez sous la direction de qui le travail est effectué et qui (le cas échéant) doit examiner le travail une fois terminé.
  • Décrivez le niveau d'indépendance, le degré d'autorité ou de contrôle et à qui l'employé fait des recommandations (le cas échéant).
  • Soyez objectif.
• Soulignez chaque énoncé qui décrit une fonction essentielle de l'emploi. Utilisez les critères suivants pour déterminer si une fonction est essentielle :
  • Le poste existe pour remplir la fonction.
  • Il existe un nombre limité d'employés entre lesquels l'exécution de la fonction peut être répartie.
  • La fonction est hautement spécialisée de sorte que le titulaire est embauché pour son expertise ou sa capacité à remplir la fonction.

Pour plus d'informations sur les fonctions essentielles, veuillez consulter leGuide des fonctions essentielles.

Exemples:

• Superviseur
  Devoir:Supervise six employés qui fabriquent des jouets en bois au sein de l'unité de production Toymaker.
  Les tâches incluent :Attribue et inspecte le travail du personnel et instruit le personnel en matière de sécurité et de conformité pour s'assurer que les jouets répondent aux normes établies par la Consumer Safety Product Commission des États-Unis. Évalue les performances du personnel et fournit une rétroaction continue pour aider le personnel à développer et à améliorer ses compétences en fabrication de jouets. Initie le processus de discipline progressive au besoin pour résoudre les problèmes de performance du personnel conformément aux politiques et procédures d'action corrective de l'agence.
• Spécialiste des technologies de l'information
  Devoir:Effectue une planification de la capacité et des performances pour déterminer les besoins technologiques de la zone assignée.
  Les tâches incluent :Effectue la modélisation/cartographie du système et planifie la connectivité pour recommander des conceptions qui amélioreront la capacité, l'efficacité ou la compatibilité avec d'autres technologies. Suit les tendances de l'industrie et identifie et analyse les nouvelles exigences, capacités et configurations qui peuvent être appliquées à l'organisation pour améliorer son efficacité. Teste et évalue les nouveaux produits logiciels et/ou matériels, documente les caractéristiques et fait des recommandations basées sur une analyse des besoins de l'entreprise.

Pour plus d'exemples, veuillez consulterExemples de déclarations de travail.

Diriger le travail/Responsabilités de supervision

Objectif principal :

• Pour aider à décrire les responsabilités de direction ou de supervision d'un poste, le cas échéant.

Conseils pour réussir :

• Si vous n'êtes pas certain des fonctions spécifiques de chef de file et de supervision, lisez les définitions de « chef » et de « superviseur » dans leGlossaire des termes de classification [PDF].

Relations de travail

Objectif principal :

• Pour aider à décrire le niveau d'indépendance d'un poste et les interactions avec les autres.

Conseils pour réussir :

• Si vous n'êtes pas certain du niveau de supervision, lisez les définitions sous « Supervision requise » dans leGlossaire des termes de classification [PDF].

Désignation des plans de continuité des opérations (COOP) - Pour la reprise après sinistre ou d'urgence

Objectif principal :

• Informer l'employé du travail critique qu'il doit effectuer en cas d'urgence. VisiteCOOP et postes critiquespour en savoir plus sur ce sujet.

Conseils pour réussir :

• Confirmez si oui ou non le poste est désigné comme critique dans le COOP de votre organisation.
• Décrivez les principales attentes de l'employé si une urgence interrompt les opérations normales.

Les conditions de travail

Objectif principal :

• Décrire les conditions dans lesquelles les salariés acceptent de travailler.

Conseils pour réussir :

• Fournissez suffisamment de détails dans chaque catégorie pour donner à l'employé une image claire des attentes :
  • Milieu de travail : intérieur/extérieur, emplacements multiples, exposition à des dangers, etc.
  • Horaire : jours et heures de travail, degré de flexibilité et d'indépendance pour établir son propre horaire, etc.
  • Exigences de voyage : local/à l'échelle de l'État, nuit, périodes prolongées, etc.
  • Outils et équipement : équipement de bureau standard, outils spécialisés, véhicules, etc.
  • Interactions avec les clients : fréquence des interactions avec des clients peu coopératifs, désemparés ou hostiles, etc.
  • Autre : toute autre condition de travail qui s'applique au poste.

Qualifications

Objectifs clés :

• Décrire les critères utilisés pour évaluer les personnes en situation de recrutement ou de mise à pied.
• Pour montrer à l'employécompétencesil ou elle a besoin d'effectuer un travail.

Conseils pour réussir :
Les questions suivantes peuvent vous aider à identifier les qualifications :

• Quelle formation et quelle expérience préparent le mieux quelqu'un à occuper ce poste ?
• Quelles licences, certifications ou exigences légales se rapportent à ce poste ?
• Que doit-on savoir ou être capable de faire pour accomplir avec succès le travail du poste?
• Pensez à certaines situations critiques sur le lieu de travail liées aux activités de travail. Quelles connaissances, compétences, capacités ou comportements font la différence entre bien et mal gérer ces situations ?
• Qu'est-ce qu'une personne occupant ce poste doit être prête à faire (par exemple, travailler fréquemment seul ou sans supervision) ?

Si vous avez besoin d'une qualification (autre que celles prescrites par la loi), comme une certification ou un diplôme, vous devez documenter les raisons valables de le faire dans une analyse de poste.

• Informations pour effectuer et interpréter l'analyse des emplois[des.wa.gov]

Exemples:

• (Services sociaux) Une maîtrise en services sociaux, en services sociaux, en sciences du comportement ou dans un domaine connexe.
• (Enquêtes) Trois ans d'expérience en matière d'enquête sur les antécédents personnels, les pratiques commerciales déloyales et trompeuses, les réclamations d'assurance ou tout autre domaine directement lié.
• (Compétence générale) Compétences/capacités en recherche et en analyse : Capacité de rechercher, d'évaluer et de tirer des conclusions à partir de données; étayer les recommandations par des faits et des analyses ; et interpréter et appliquer les règles, les lois, les politiques et les procédures.

Exigences particulières/conditions d'emploi

Objectif principal :

• Pour décrire toute licence, certification ou autre exigence ou condition d'emploi spéciale ou légale qui va au-delà des qualifications générales du poste.

Conseils pour réussir

• Utilisez cette section pour mettre en évidence les conditions ou les qualifications postérieures à l'emploi. Par exemple, "La licence X doit être obtenue dans les six mois suivant l'emploi."

Dans le plan de formation

Objectif principal :

• Pour décrire ce que l'employé doit faire et apprendre à se former pour effectuer le travail.
• Pour répondre aux exigences enWAC 357-19-235et357-19-245pour les postes désignés comme « en formation ».

Conseils pour réussir :

• Inclure les étapes clés et les délais de réalisation.
• Voir WAC 357-19-235 à 357-19-285 pour plus de détails sur les postes de formation et les nominations. Contactez votre bureau des ressources humaines pour obtenir de l'aide.